会館運営につて　打合せ報告

先日役員会議の後　会館運営部の方々と打合せの「まとめ」と「システム改善内容」をお知らせいたします。

長期契者の予約

システム上会館営業時間外とします。他の方からの予約が入ることはありません。

予約票などのチェックリスト、金銭関係は従来どおりお願い致します。

例外的に、予約時間の変更がありましたときは、会館運営部で新規予約を入れてください。

また、新しい長期契約者が生れましたら、お知らせください。システム上営業時間外に設定します。

役員会など自治会活動の予約などは会館運営部でつど登録してください。

一般会員からの予約(現在は殆どありませんが、今後使っていただけると期待している対象です)

予約には、システム登録が必要です。(いたずらを防止するために必要と考えました)

新規登録内容はここをクリック

予約可能なのは一ヵ月以内です。

予約時の入力内容はここをクリック　昨日の打合せを踏まえて　入力必要事項(責任者、目的)を増やし、「予約作成」をクリックしますと、「会館利用の注意」が表示される様に改善しました。(クリックして確認ください)

注意事項の最後にある「確認」をクリックしないと予約が完了しません。

また、予約者には予約内容の案内メールが入ります。そのときの内容

ここでも、会館利用の注意を記載してます。　そして、予約日の前日にリマインダーとして　予約者にメールを送り、その中にも「会館利用の注意」を記載しています。

これらの改善によって、予約システム運用ができると考えておりますが、

会館運営部の方　一度テストで予約(2025年12月でお願いします)を入れてください。改善点の理解が深まると思います。

(別件)

組合員の会館利用料金をもっと簡略化したい、また可能ならPaypayなどで支払いを完了させ領収書発行も止め事務作業を減らす方向を考えたい。また自治会銀行通帳をwebに変更することで作業量低減できる。(長期契約は従来どおり)

長期契約者から年間予定表を書面で頂く。

会館の掃除機が壊れていて　買い替えが必要な状況。買い替えるなら　会館は床がフラットなのでルンバの様な自動掃除機が良いのではないか？　自動で全部屋掃除可能とのこと。

以上　　　　上田