会館運営部 の皆様へ
自治会館予約システムの問題点の改善について、次回役員会議の後時間を取って頂ける様に 石垣様にお願いしました。ご多忙中だと思いますがご協力お願い致します。
打合せを効率よく進ませるために、システム改善点を次回の打合せまでに目を通してもらえれば助かります。
今回のシステムの目的は、作業の合理化、省力化です。ですので、逆に作業が多くなるなどの問題点が出るのであれば、システムは止めるべきだと考えております。
システム改善点 (案) オープンは打合せ後
注) 前回打合せの後改善し、メールとHPで連絡した点も含まれています。
① 新規予約者登録
登録時に自治会会員 又は 非会員 必要項目に追加
② 予約時に第一画面で簡略し、第二画面で会館使用の注意事項と 使用目的、使用人数(自治会員 と 非自治会員)を分けて記入を必要事項として追加。
以上が 改善点です。施設運営部の方が、使用目的や使用人数の確認は予約状況確認一覧からできます。
赤丸の画像をクリックすると次の画面で確認できます。
利用許可証をHPからダウンロードさせることは可能です。
又、鍵の暗証番号の連絡を含め、利用の流れは次回打合せのときに、決めたいと思います。
今後のシステム利用方法について (案)
① 予約システムは会館仮予約に止め、予約確定は書類提出後とし、利用料のやり取りは従来通りとする。
② 予約システムによって 作業の効率化が計れ、省力化できるところは実施する。
①か② の選択かと思ってます。
現在は予約状況だけが確認できる状況で、新規予約はストップしてます。
但しシステムに限界がありますので、作業手順なども含めて、考え直す処も出ると思われます。
以上が 私の考えですが、会館運営部の方などで ご意見のある方、打合せの前にコメントを頂ければ助かります。
奥野です。
以前は電話で会館係と連絡取り、予約して、当日会館係の家に伺い、使用許可書とキーを受取、使用後報告書とキーを会館係のお宅に届け、使用料金を払っていました。
それを下記に簡素化したと思います。
1. 予約は電話で確認
2. キーはキーボックスで受け渡し
3. 使用報告書は会館内のポストに投函
4. 使用料金は銀行振込
現状、会館有料使用者は神戸アカデミーとヨガのみです。
非会員の有料は会員との差を付ける為に決めたものですが、今まで適用されたことはありません。
私の意見を言わせて頂きますと、この会館は会館係の手間をかけず、会員には予約、使用しやすい会館運営にして頂けたらと思います。
会館使用料金は予約者の善意にお任せしても良いと思います。
但し、非会員、他地区居住者については予約段階で面談等確認が必要だと思います。
奥野様
ありがとうございます。
個人的には非会員の予約はできないようにする方が良いと思ってます。ただシステム上非会員を排除することが難しいので、会館予約をシステム運営するとすれば、規約として予約は会員のみとする程度になるかと思います。
予約システムから予約可能にする対象を、自治会員を含む地域住人だけとし、関係者以外の利用は自治会役員の承認が必要とする(利用料も従来通り)方が良いかな？とも思います。